Permoda Ltda., en su calidad de responsable del tratamiento, y con el fin de desarrollar sus actividades comerciales, así como para el fortalecimiento de las relaciones con las contrapartes, recolecta, almacena, usa, circula y suprime los datos, correspondientes a personas naturales con quienes tiene o ha tenido relación.
La página web de la compañía puede direccionarlo a otros sitios web, como, por ejemplo, el de la pasarela de pagos; estos sitios vinculados no están bajo el control de Permoda Ltda., y cada sitio tiene sus propias políticas de tratamiento de datos.
7.1 Finalidades:
Las finalidades establecidas para el tratamiento de las bases de datos tratadas por Permoda Ltda., son las definidas a continuación:
• Trabajadores: Realización de visitas domiciliarias, estudios de seguridad; verificación de referencias laborales, personales, experiencia laboral y trayectoria profesional; suministro de información a las empresas con la cuales se tiene o se llegaren a obtener convenios enfocados en el bienestar del colaborador; envío de información a través de mensajes de texto y correos electrónicos tanto al colaborador como a los terceros relacionados como contactos en el caso de requerirse; entrega y asignación de equipos a los colaboradores; redacción de informes de gestión humana, proceso de administración del personal de la compañía, proceso de afiliación al sistema de seguridad social y cajas de compensación del colaborador y sus beneficiarios, entrega de referencias laborales, uso de imágenes fotográficas y videos con fines corporativos; obtención y suministro de datos del grupo familiar lo que incluye información de los hijos de los colaboradores en el desarrollo de actividades recreativas y de bienestar a través de instituciones o entidades aliadas; evaluaciones de desempeño y la toma de decisiones acorde con los resultados obtenidos; estudios socioeconómicos; generación de certificaciones laborales, de ascenso, traslado; entrevista de retiro, gestión de novedades laborales con incidencia en la liquidación y pago de nómina; en procesos de auditoría y control interno y externo; en la adjudicación de beneficios entre estos los académicos, en el desarrollo de actividades de bienestar y de desarrollo del trabajo y su entorno; en la entrega de reportes obligatorios institucionales, desactivación de sistemas de información, gestión de afiliación y retiro de fondos de empleados y cooperativas; informes de terminación de contrato laboral y reporte del mismo ante el sistema de seguridad social; procesos relacionados con la formación de los colaboradores o en aquellos en los que deba actuar en nombre de la compañía en relación con el desarrollo de sus funciones; atención prehospitalaria, exámenes médicos de ingreso, los periódicos y de retiro; crear copias de seguridad de la información de los datos personales de los colaboradores y entregarlos a los proveedores con quien contrata Permoda Ltda., con el fin de almacenarlos, resguardarlos y garantizar la protección de la información; dar respuesta a consultas y peticiones que requieran entidades judiciales; verificar la identidad personal y realizar el control de acceso de los colaboradores a las instalaciones de Permoda y los lugares de trabajo donde realizan sus ocupaciones de acuerdo con el cargo que desempeña. En general la información será objeto del tratamiento que se requiera con el fin de desarrollar el objeto social de Permoda Ltda. o para las actividades que la compañía pueda definir para mejorar las condiciones laborales de los colaboradores. Las anteriores finalidades son enunciativas y no taxativas.
• Aspirantes: Evaluar el perfil laboral de los aspirantes para desarrollar el proceso de selección, lo que incluye citar a los aspirantes en proceso de selección a las entrevistas programadas; realización de visitas domiciliarias, estudios de seguridad, validaciones del sistema de autocontrol y gestión del riesgo de lavado de activos y financiación del terrorismo; verificación de referencias laborales, personales, experiencia laboral y trayectoria profesional; suministro de información a las empresas con la cuales se tiene convenio, al fondo de empleados; envío de información a través de mensajes de texto y correos electrónicos; redacción de informes de gestión humana, estudios socioeconómicos; en la entrega de reportes obligatorios institucionales, exámenes médicos de admisión; crear copias de seguridad de la información de los datos personales recolectados y entregarlos a los proveedores con quien contrata Permoda Ltda., con el fin de almacenarlos, resguardarlos y garantizar la protección de la información en el evento de presentarse nuevas vacantes a las que puedan optar; dar respuesta a consultas y peticiones que requieran entidades judiciales. Las anteriores finalidades son enunciativas y no taxativas.
• Proveedores: Los datos serán utilizados con las siguientes finalidades: Solicitud de ofertas y propuestas económicas para la adquisición de productos y servicios; para el análisis y viabilidad de cada producto y/o servicio; evaluación y seguimiento de los productos y servicios prestados; envío de comunicaciones a través de mensajes de texto y correos electrónico; presentación de informes pertinentes a los diferentes entes de control; revisión y verificación de referencias comerciales; gestiones pre contractuales y contractuales; suministro de información en procesos de auditoría interna y externa que se realicen al interior de la institución; envío de información de los productos, servicios o novedades de la compañía; conservar registros históricos de la compañía y mantener contacto comercial; validaciones y análisis relacionados con el sistema de administración de riesgo de lavado de activos y financiación del terrorismo, la prevención del soborno transnacional a través del programa de ética y todos aquellos que la normatividad colombiana disponga; en la transmisión de los datos a las entidades que regulan el negocio en temas tributarios y aduaneros; crear copias de seguridad de la información de los datos personales de los proveedores y entregarlos a otros proveedores, con quien contrata Permoda Ltda., con el fin de almacenarlos, resguardarlos y garantizar la protección de la información. En general la información será objeto del tratamiento que se requiera con el fin de desarrollar el objeto social de Permoda Ltda. Las anteriores finalidades son enunciativas y no taxativas.
• Video Vigilancia: Los datos serán utilizados con las siguientes finalidades: monitoreo y control para la vigilancia de entrada, salida y tráfico de personas dentro de la compañía, así como para el control de ingreso y salida de vehículos de los parqueaderos; monitoreo de incidentes, medida de disuasión de conductas irregulares de terceros encaminadas a la seguridad personal y empresarial, así como el monitoreo y control de la prestación de los servicios institucionales. La información aquí recolectada, podrá ser utilizada como prueba en el momento en que sea requerida, ante cualquier autoridad judicial o administrativa, que así lo requiera.
• Visitantes: Los datos serán utilizados con las siguientes finalidades: Identificar, registrar y controlar el acceso a las instalaciones de la empresa, autorizar la entrada a las diferentes áreas o dependencias, envío de información con motivos promocionales y/o informativos según la información recolectada; crear copias de seguridad de la información de los datos personales de los proveedores y entregarlos a otros proveedores, con quien contrata Permoda Ltda., con el fin de almacenarlos, resguardarlos y garantizar la protección de la información; las anteriores finalidades son enunciativas y no taxativas.
• Clientes: Los datos serán utilizados con las siguientes finalidades: Transmisión de los datos a las entidades que regulan el negocio en temas tributarios y aduaneros; realizar las actividades internas que permitan formalizar la relación contractual y gestionar los aspectos administrativos, operativos o logísticos para tal fin; gestionar trámites como solicitudes, quejas y/o reclamos, gestionar las solicitudes de retracto; actividades de cobranza; consulta, almacenamiento, análisis y reporte de información a las centrales de información o bases de datos debidamente constituidas referentes al comportamiento crediticio, financiero, entre otras, todas ellas derivadas de la relación comercial; para fines internos como auditorías; gestión sobre temas relacionados con servicio al cliente, actividades de marketing tales como: promociones, descuentos, eventos, beneficios, campañas de marca, lanzamientos de productos, encuestas sobre productos y servicios, información de tiendas, ubicaciones y aperturas, de estas actividades algunas manejan fines comerciales y de venta que se realizaran por medio de llamadas, mensajes de texto SMS y Push, mailing, mensajes a listas de difusión de whatsapp o cualquier otra plataforma de comunicación. Los datos podrán usarse con fines analíticos para identificar el comportamiento de compra; para fines logísticos y de envíos de productos y servicios adquiridos por el cliente; y para la gestión del servicio postventa, lo que implica las tallas, la toma de medidas para el arreglo de las prendas compradas o para el cambio de los productos, en caso de aplicar. crear copias de seguridad de la información de los datos personales de los clientes y entregarlos a otros proveedores, con quien contrata Permoda Ltda., con el fin de almacenarlos, resguardarlos y garantizar la protección de la información En general la información será objeto del tratamiento que se requiera con el fin de desarrollar su objeto social de Permoda Ltda. Las anteriores finalidades son enunciativas y no taxativas.