Anexo Ofertas Estipulaciones Corporativas

El presente anexo de estipulaciones corporativas hace parte integral de todas las Ofertas Mercantiles que PERMODA LTDA., en calidad de DESTINATARIO acepte a través de la emisión de Órdenes de Compra de Bienes/Servicios. Estipulaciones que regirán el negocio jurídico consistente en la adquisición de los productos o servicios por parte de PERMODA LTDA, como DESTINATARIO, provenientes del OFERENTE, así:

1. CONFIDENCIALIDAD DE LA INFORMACIÓN. El OFERENTE se obliga para con el DESTINATARIO, durante la vigencia del negocio jurídico que surge de la aceptación de la respetiva Oferta y cinco (5) años más, a manejar y utilizar cualquier información escrita, gráfica, verbal o por cualquier otro medio apto para su transmisión, que le sea entregada o a la que tenga acceso, de manera confidencial, garantizando por todos los medios a su alcance que los trabajadores a su servicio y demás personas que autorice, respetarán la obligación de mantener la reserva sobre la misma. Igualmente, las partes se obligan a que la información que se suministre durante el desarrollo del negocio jurídico será manejada como confidencial y sólo podrá ser utilizada para su debida ejecución.

El OFERENTE se obliga a no revelar a terceras personas la información confidencial que reciba del DESTINATARIO y, en consecuencia, se obliga a mantenerla de manera confidencial y privada, y a protegerla para evitar su divulgación, ejerciendo el mismo grado de control que utilizaría para proteger la información confidencial de su propiedad.

La información confidencial sólo podrá reproducirse si ello resulta necesario para cumplir la finalidad de la respectiva Oferta y sólo se dará a conocer a aquellos empleados, asesores y/o personas que tengan necesidad de tal conocimiento. El OFERENTE responderá por el cumplimiento de lo aquí dispuesto y, en todo caso, indemnizará al DESTINATARIO por los perjuicios que la divulgación de la información eventualmente le ocasione. 

La obligación de no revelar la información confidencial y las restricciones para su utilización no existirá o cesará cuando: 

a. Se haya convertido en información de dominio público, sin haberse producido violación del presente acuerdo por el OFERENTE.
b. Sea divulgada por el OFERENTE para cumplir con un requerimiento legal de una autoridad competente en ejercicio de sus funciones, pero en tal caso deberá informar de tal hecho al DESTINATARIO antes de su divulgación, de tal forma que éste tenga la oportunidad de defenderla, limitarla o protegerla, quedando en todo caso el OFERENTE obligado a alegar oportuna y debidamente el secreto profesional o mercantil para prevenir su divulgación,
c. El DESTINATARIO convenga por escrito y previamente a su revelación, que la información queda libre de tales restricciones, y
d. La Información Confidencial seguirá siendo propiedad exclusiva del DESTINATARIO y será devuelta, junto con todas las copias que de ella se hubiere hecho, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la solicitud que en este sentido haga el DESTINATARIO.

Parágrafo: La entrega de Información Confidencial no concede al OFERENTE autorización, permiso o derechos de autor o de cualquier otro derecho de propiedad industrial o intelectual.

Esta estipulación representa el acuerdo total entre el OFERENTE y el DESTINATARIO con respecto a la Información Confidencial. En caso de incumplimiento de esta obligación el OFERENTE responderá por todos los daños que se causen y sean probados.

2. PROPIEDAD INTELECTUAL. EL OFERENTE se abstendrá de usar o explotar de cualquier forma los derechos de propiedad intelectual y sus signos distintivos (marcas, enseñas, lemas comerciales), patentes de invención, modelos de utilidad, diseños industriales y todos aquellos de los que tenga conocimiento por razón del negocio jurídico o por cualquier otra causa. Así mismo, se abstendrá de publicar o explotar económicamente las copias o reproducciones que le sean remitidas por el DESTINATARIO (como textos, grabaciones, diskettes, planos, fotos, creaciones, etc.). Cualquier publicación o mención verbal relacionada con el objeto del negocio jurídico y/o resultados parciales o totales en torno al mismo, en el cual se incluya el nombre del DESTINATARIO deberá ser aprobada con anticipación por parte del DESTINATARIO.

3. PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES. Las partes son responsables de un adecuado manejo, así como de la implementación de las medidas de seguridad de datos personales y de las bases que los contienen, en cualquiera de los tratamientos que realice, esto incluye, pero sin limitarse a los mismos, la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión. Adicionalmente, son responsables del cumplimiento de todas las disposiciones y, de conformidad con lo ordenado en la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015, y demás normatividad que las aclare, adicione o modifique; asimismo responderán de las infracciones y eventuales conflictos que alcancen instancias judiciales o administrativas, en el caso de la desatención de alguno de los principios o derechos que como titular de los datos, solicite alguna de las partes; así como en el caso que, destine y/o utilice los datos personales para alguna finalidad no autorizada o dé uso a los mismos de forma irregular.

Parágrafo: Las partes manifiestan que los datos que entregarán fueron obtenidos de manera legal, lícita y cuentan con la debida autorización por parte de los titulares, conforme a la Ley 1581 de 2012, y las normas que la modifiquen, adicionen o sustituyan y sus decretos reglamentarios.

Los datos que cada parte suministra a la otra parte serán recolectados para los fines y desarrollo del negocio jurídico que surja de la aceptación de la respectiva Oferta y que tienen los derechos previstos en la Ley 1581 de 2012, especialmente los de conocer, actualizar, rectificar o solicitar la supresión de su información. Por lo tanto, con la aceptación de la Oferta, las Partes autorizan de manera previa, expresa e informada, para recolectar, recaudar, almacenar, procesar, compilar, tratar y actualizar sus datos personales, como también transmitirlos y/o transferirlos a las compañías vinculadas, o con terceros, que sean designados en el rol de encargados para cumplir con algunas de las finalidades para las cuales se han recolectado los datos de cada parte o sus colaboradores. Esta información es, y será utilizada en desarrollo del negocio jurídico respectivo o para las actividades de control que cada parte en su calidad de entidad regulada por la Superintendencia de Sociedades deba realizar.

4. PREVENCIÓN DE LAVADO DE ACTIVOS, FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO Y FINANCIACIÓN DE LA
PROLIFERACIÓN DE ARMAS DE DESTRUCCIÓN MASIVA. El OFERENTE manifiesta, bajo la gravedad de juramento, que entiende con la emisión de su Oferta, que los recursos que componen su patrimonio o aquellos que van a ser destinados a la concreción del presente acuerdo comercial no provienen de lavado de activos, de ningún delito fuente, ni de cualquier actividad ilícita, ni serán destinados para la financiación del terrorismo, la financiación de proliferación de armas de destrucción masiva y en general, para la comisión de hechos punibles.

Para efectos de lo anterior, el OFERENTE autoriza expresamente al DESTINATARIO, para que consulte los listados, sistemas de información y bases de datos a los que haya lugar, y si durante el plazo de vigencia del negocio jurídico el OFERENTE, algunos de sus administradores, socios, personas naturales o jurídicas que la integran o en general alguna de sus contrapartes, llegaren a resultar vinculados en una investigación de cualquier tipo (penal, administrativa, entre otras.) relacionada con actividades ilícitas, lavado de dinero, financiamiento del terrorismo o contrabando, o fuesen incluidos en las listas vinculantes tales como la designación de terroristas de las naciones unidas, designación de organizaciones terroristas de la Unión Europea, de personas designadas como terroristas de la Unión Europea y la de organizaciones terroristas por los Estados Unidos, o restrictivas como las de OFAC, INTERPOL u otras, el DESTINATARIO, tiene el derecho de terminar unilateralmente y de manera anticipada el negocio jurídico, sin que por este hecho esté obligado a indemnizar por ningún tipo de perjuicio al OFERENTE, como también, podrá adelantar las acciones legales que correspondan, orientadas a obtener el resarcimiento por los perjuicios que pudiesen derivarse como consecuencia del incumplimiento de esta obligación.

El OFERENTE, se obliga a realizar todas las actividades tendientes a asegurar que todos sus socios, administradores, clientes, proveedores, empleados y demás contrapartes, y los recursos de estos, no se encuentren relacionados, provengan o vayan a ser destinados para facilitar la comisión o para el financiamiento de actividades ilícitas, particularmente, el lavado de activos, la financiación del terrorismo, y el financiamiento de la proliferación de armas de destrucción masiva, el contrabando, actos de corrupción o cualquier otro delito que se califique como fuente de lavado de activos.

Parágrafo: Actualización de Información y otras disposiciones: El OFERENTE se obliga a suministrar por lo menos una vez al año, la información requerida por el DESTINATARIO, para la actualización de la documentación de sus contrapartes, tal y como le obliga la normatividad; así mismo, se obliga a dar cumplimiento a las disposiciones internas de la compañía, con base en las normas relativas al Sistema de Autocontrol y Gestión Integral del Riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo y el Financiamiento de la Proliferación de Armas de Destrucción Masiva (SAGRILAFT) exigidas por la Superintendencia de Sociedades.

5. COMPROMISO CON EL PROGRAMA DE TRANSPARENCIA Y ÉTICA EMPRESARIAL. El OFERENTE garantiza que toda su actividad será desarrollada dentro del marco jurídico, el profesionalismo, la ética, y se obliga a no dar, ofrecer o prometer, directa o indirectamente, sumas de dinero u otra ventaja económico- monetaria o con valor económico, o de incentivos personales, o cualquier beneficio o utilidad a cambio de que un servidor público, nacional o extranjero:
a. Realice, omita o retarde cualquier acto relacionado con sus funciones y en relación con un negocio o transacción nacional o internacional.
b. Garantice o asegure negocios o ventas a las entidades públicas o reciba el pago de las deudas generadas por tales ventas.
c. Influya sobre cualquier acto o decisión de dicho funcionario.
d. Garantice cualquier ventaja indebida.

Asimismo, el OFERENTE, se obliga a no realizar ninguna práctica corrupta acogiendo los lineamientos y disposiciones que, en esta materia el DESTINATARIO, haya establecido en el programa de Transparencia y Ética Empresarial, que incluye el Código de Ética y las Políticas descritas en el manual, que dan alcance a la prevención del soborno transnacional y en general a actos de corrupción; por lo tanto, confirma que ha entendido claramente dichas disposiciones. Considerando todo lo anterior, el OFERENTE, libera al DESTINATARIO de toda responsabilidad derivada de cualquier incumplimiento de la ley y demás normas complementarias, referente a los delitos de corrupción y soborno transnacional.

Igualmente, el OFERENTE, declara que no tiene conocimiento que otras personas realicen directa o indirectamente pagos, regalos o gastos de entretenimiento, con el fin de obtener un beneficio ilícito propio o a nombre del DESTINATARIO, como contraprestación, a ningún cliente, oficial o funcionario de gobierno, directores o empleados del DESTINATARIO, o cualquier otra parte, de una manera contraria a las leyes aplicables, incluyendo, pero sin limitarse a las disposiciones incluidas en el Estatuto Anticorrupción, la ley 2195 de 2022 y demás normas que la modifiquen o complemente, donde se establece la responsabilidad de las personas jurídicas por actos de corrupción y de soborno transnacional.

El DESTINATARIO, tendrá la facultad de declarar de forma autónoma, la terminación unilateral y anticipada del negocio jurídico, cuando al OFERENTE, sus empleados, representantes, asesores o de cualquier otra persona que actúe en su nombre, se le haya demostrado la ocurrencia de hechos de soborno transnacional o cualquier otro acto de corrupción en la obtención, celebración o ejecución de este negocio jurídico, y por ello, le será impuesta una penalidad económica de acuerdo con el perjuicio generado.

La terminación anticipada y unilateral del negocio jurídico, no dará lugar a indemnización alguna por parte del DESTINATARIO a favor del OFERENTE.

Parágrafo: El OFERENTE se obliga a suministrar la información requerida por el DESTINATARIO para adelantar procedimientos de Debida Diligencia, dirigidos a identificar y evaluar los riesgos de Corrupción y Soborno Transnacional que puedan afectar a la compañía en la obtención, celebración o ejecución de este negocio jurídico.

6. FUERZA MAYOR O CASO FORTUITO. Ninguna de las partes tendrá responsabilidad alguna por el incumplimiento de las obligaciones que asume, cuando tal incumplimiento, total o parcial, se produzca por causas o circunstancias que, de acuerdo con la ley, constituyan fuerza mayor o caso fortuito (entendidos estos en los términos del artículo 64 del Código Civil). En caso de incumplimiento de obligaciones emanadas del negocio jurídico por caso fortuito o fuerza mayor, sólo se admitirá el incumplimiento que sea proporcional al hecho generador del mismo. El OFERENTE se obliga a responder por el (los) incumplimiento(s) que no tenga(n) una relación directa y proporcional con los hechos alegados por él para exonerar su responsabilidad, los cuales podrán ser objeto de la imposición de multas por parte del DESTINATARIO.

7. INTEGRIDAD DEL CONTRATO Y NULIDAD PARCIAL. En caso de aceptación de esta Oferta, sus términos y condiciones regularán íntegramente las relaciones entre las Partes y, por lo tanto, quedarán sin valor y efecto cualquier otro entendimiento, escrito o verbal, entre las mismas sobre el objeto de esta Oferta.

8. GASTOS EN IMPUESTOS. Los tributos del orden Nacional, Distrital y Municipal que se causen con ocasión del negocio jurídico estarán a cargo de quien, conforme las leyes, ordenanzas departamentales y acuerdos municipales colombianos vigentes, sea considerado como sujeto pasivo de la respectiva obligación. El estricto cumplimiento de los deberes formales asociados a los tributos que se originen por la celebración del presente negocio jurídico y la práctica de retenciones que resulten aplicables, será de responsabilidad de la parte que resulte obligada conforme se prevea en las leyes, ordenanzas departamentales y acuerdos municipales colombianos vigentes.

9. MÉRITO EJECUTIVO. El presente negocio jurídico, presta merito ejecutivo, para solicitar el cumplimiento de las obligaciones a que están sujetas las partes.

10. DERECHO DE AUDITORÍA. El DESTINATARIO se reserva el derecho de efectuar auditorias en los en cualquier tiempo sin que se requiera previo aviso al OFERENTE, a efectos de verificar que se esté cumpliendo con la totalidad de obligaciones a las que el OFERENTE se encuentra sometido.

11. ACTIVIDADES U OBRAS ADICIONALES (NO PREVISTAS). PREVISTAS). El DESTINATARIO no hará reconocimiento de actividades u obras adicionales no previstas e incorporadas al presente negocio jurídico, a través del otrosí respectivo. Cualquier actividad no prevista en el negocio jurídico, que se ejecute sin la previa, expresa y escrita autorización del DESTINATARIO a través del documento de incorporación al presente negocio jurídico, no serán pagadas, y correrán por cuenta y riesgo del OFERENTE.

En caso de que se ejecuten actividades adicionales en contravía de lo estipulado en el párrafo anterior, el DESTINATARIO podrá eventualmente reconocer los valores de las actividades u obras adicionales, y el valor de estas será el que determine el DESTINATARIO de manera unilateral, según los precios del mercado del bien, servicios u obra de igual, equivalente, semejante o similar naturaleza.

Parágrafo: En cualquier caso, las actividades adicionales deben tener un plazo específico para su realización, el cual debe ser aprobado por el DESTINATARIO, deberán contar con las mismas calidades y garantías para las actividades previstas y les serán aplicables las mismas condiciones y obligaciones establecidas en el presente negocio jurídico.

12. OTRAS OBLIGACIONES DEL OFERENTE. EL OFERENTE se obliga además de lo establecido en su Oferta, a lo siguiente:

a. Informar al DESTINATARIO, la ocurrencia de situaciones que impliquen modificaciones del estado de los riesgos existentes al momento de proponer o que se ejecute el negocio jurídico respectivo, como sería el caso de la existencia de investigaciones, medidas de aseguramiento o condenas proferidas en Colombia o en el extranjero.
b. Cumplir con los requisitos establecidos en el formato con código PER-GH.FR209, diligenciar el mismo y aportar los documentos allí establecidos, según la actividad a desarrollar para el cumplimiento de lo ofertado y aceptado por el DESTINATARIO.
c. El formato antes mencionado, debidamente diligenciado y con la documentación aplicable, deberá ser entregado por el OFERENTE al área de compras del DESTINATARIO, al menos con ocho (8) días hábiles de anticipación al inicio de las actividades propias del negocio jurídico, para que se otorgue la autorización de ingreso a las instalaciones del DESTINATARIO e inicio de las actividades respectivas, con mínimo cinco (5) días hábiles de anticipación.
d. Los equipos o las estaciones de trabajo que el OFERENTE ingrese a las instalaciones del DESTINATARI deberán contar con todo el software licenciado (sistema operativo, software de oficinas e inclusive juegos en caso de incluirlos). El DESTINATARIO se reserva el derecho de impedir el ingreso a sus instalaciones de equipos o estaciones de trabajo que no tengan software licenciado, sin que por ello el OFERENTE pueda incumplir las demás obligaciones a su cargo. Lo anterior también dará lugar a que el DESTINATARIO ejecute las penalidades establecidas en el presente documento y a terminar el negocio juridico de manera inmediata, sin indemnización alguna a favor del OFERENTE. De igual forma, El OFERENTE se obliga a resarcir al DESTINATARIO de cualquier responsabilidad, daño o perjuicio, por causa de reclamos, investigaciones o demandas que surjan del uso de equipos sin licencia.
e. El OFERENTE deberá proceder con el borrado seguro de los datos existentes en los medios de almacenamiento, cuando finalice el negocio juridico, cuando lo solicite el DESTINATARIO o cuando el proveedor de servicios en la nube elimine y/o reemplace dichos medios.
f. EL OFERENTE deberá gestionar las vulnerabilidades de aquellas plataformas que soporten activos de información del DESTINATARIO y que esté expuesto en el ciberespacio. En caso de no contar con un sistema de gestión de dichas vulnerabilidades el OFERENTE autoriza al DESTINATARIO con la emisión de su Oferta para realizar el monitoreo de las direcciones IP o de los sitios expuestos.
g. El OFERENTE deberá adoptar políticas, procedimientos y mecanismos para evitar la fuga de datos e información y para identificar y analizar los incidentes de ciberseguridad que se presenten. El DESTINATARIO podrán solicitar al OFERENTE información sobre dichas políticas y procedimientos en cualquier momento.
h. El OFERENTE, declara su compromiso por el respeto de los derechos humanos tanto en su lugar de trabajo como en su esfera de influencia a través del cumplimiento de principios como, la prohibición de trabajo forzoso o realizado bajo coacción, abolición del trabajo infantil, discriminación en cualquiera de sus formas, libertad de asociación y ambiente de trabajo seguro. Por lo tanto, garantiza que en el desarrollo de su actividad y específicamente en la ejecución de las obligaciones a su cargo en el negocio jurídico respectivo, no practica ni promueve, ningún tipo de comportamiento que pueda dar lugar a la violación de estos derechos y/o principios en materia de derechos humanos, estándares laborales, medio ambiente y anticorrupción.
i. En el evento que el OFERENTE sea una persona jurídica y éste sea objeto de fusión, escisión o cambio de control, el DESTINATARIO está facultado a conocer las condiciones de esa operación. En consecuencia, el OFERENTE se obliga a informar oportunamente al DESTINATARIO de esta, quien podrá solicitar la información necesaria para las validaciones y actualizaciones necesarias.
j. El OFERENTE deberá cumplir con todas las normas y leyes colombianas sobre el medio ambiente que se encuentren vigentes durante el término del negocio jurídico y deberá en todo momento minimizar el impacto ambiental de cualquier actividad realizada por él en el desarrollo de este, de conformidad con las normas aplicables. El OFERENTE conoce y acepta que las autoridades competentes que tengan jurisdicción sobre el área donde realizará las actividades, podrán disponer la suspensión de las actividades objeto del negocio jurídico hasta que el OFERENTE cumpla con dichas normas y leyes ambientales o subsane los efectos causados por el incumplimiento de dichas normas y leyes, motivo por el cual, asumirá las consecuencias que se deriven frente al negocio jurídico cuando la suspensión de las actividades le sean imputables. Adicionalmente, el OFERENTE, deberá cumplir con las siguientes obligaciones, según aplique al tipo de negocio jurídico:
a. Realizar la disposición adecuada de los residuos de construcción y demolición que generen las actividades en el cumplimiento del objeto del negocio jurídico, así como por las responsabilidades y costos del retiro y disposición final de los materiales procedentes de la ejecución de la actividad ofertada y aceptada y, además, el OFERENTE deberá entregar al DESTINATARIO, el certificado de disposición final y/o aprovechamiento de todos los residuos generados durante la obra.
b. Dar cumplimiento a lo establecido respecto a la contaminación sonora generada por el ruido inherente a la ejecución de las actividades de las obras, en cuanto a los niveles de ruido permitidos tanto para la zona, como para el interior de la edificación, teniendo especial cuidado en la planeación de trabajos en horas de la noche y fines de semana.