• Altos Directivos: Son las personas designadas, de acuerdo con los estatutos sociales de PERMODA, para administrar y dirigir la compañía; en este caso los representantes legales de la compañía.
•Asociados/ Socios: Son aquellas personas jurídicas que han realizado un aporte en dinero, en trabajo o en otros bienes apreciables en dinero a la sociedad a cambio de cuotas o acciones.
• Asociados de Negocio: Toda persona jurídica que mantiene una relación de negocios enmarcada en la cadena de suministro de PERMODA.
• Auditoría de Cumplimiento: Es la revisión sistemática, crítica y periódica respecto de la debida ejecución del Programa de Transparencia y Ética Empresarial.
• Canal de reporte: es el sistema de reporte en línea que recibe, entre otros, los hechos asociados al soborno transnacional o a corrupción.
• Cliente: Toda persona natural o jurídica con la que existe una relación comercial o contractual para el suministro de bienes o servicios.
• Conflicto de Interés: Cuando un individuo de una empresa tiene intereses profesionales, personales o privados que se desvían de los intereses que se espera que esa persona tenga cuando está representando a la empresa; en resumen, los intereses de la persona están en conflicto con los de la empresa.
• Contratista: Se refiere, en el contexto de un negocio o transacción internacional, a cualquier tercero que preste servicios a PERMODA, o que tenga con ésta una relación jurídica contractual de cualquier naturaleza. Los contratistas pueden incluir, entre otros, a proveedores, intermediarios, agentes, distribuidores, asesores, consultores y a personas que sean parte en contratos de colaboración o de riesgo compartido con la compañía.
• Contraparte: Cualquier persona natural o jurídica con la que la compañía tiene vínculos comerciales, de negocios, contractuales o jurídicos de cualquier orden. Entre otros son contrapartes los accionistas, socios y empleados de la empresa y los clientes y proveedores de bienes y servicios.
• Corrupción: Son todas las conductas encaminadas a que una empresa se beneficie, o busque un beneficio o interés, o sea usada como medio en, la comisión de delitos contra la administración o el patrimonio público o en la comisión de conductas de Soborno transnacional.
• Debida diligencia: Revisión periódica que se realiza sobre los aspectos legales, contables y financieros relacionados con un negocio o transacción, cuyo propósito es el de identificar y evaluar los riesgos de corrupción y soborno transnacional que pueden afectar a PERMODA.
• Colaborador: Es aquella persona vinculada a PERMODA, a través de un contrato de trabajo y que cumple las siguientes características:
– Presta sus servicios de manera personal a la compañía.
– Se acuerda el pago de un salario por nómina como retribución a sus servicios.
– Y cumple un horario establecido por la compañía.
• Factores de riesgo: son los posibles elementos o causas generadoras de riesgos de corrupción o soborno transnacional (C/ST).
• Oficial de Cumplimiento: Es la persona designada por la Junta de Socios para liderar el Programa de Transparencia y Ética Empresarial en cumplimiento a las disposiciones normativas.
• Políticas de Cumplimiento: Son las políticas generales que adoptan los Altos Directivos de la empresa para que ésta pueda llevar a cabo sus negocios de manera ética, transparente y honesta y esté en condiciones de identificar, detectar, prevenir y atenuar los riesgos relacionados con el soborno transnacional y corrupción.
• Programa de Transparencia y Ética Empresarial (PTEE): Es el conjunto de políticas, normas y procedimientos específicos liderados por el Oficial de Cumplimiento, encaminados a poner en funcionamiento el programa de Cumplimiento, con el fin de identificar, detectar, prevenir, gestionar y mitigar los riesgos de corrupción y soborno transnacional, así como todos los que se relacionen con cualquier acto de corrupción que pueda afectar a la compañía.
• Servidor/funcionario Público Nacional: Toda persona que sea empleada y trabaje con el Estado colombiano, en cualquier agencia o nivel de gobierno; miembros y candidatos de partidos políticos, empleados de empresas gubernamentales o controladas por el gobierno.
• Servidor Público Extranjero: Toda persona que tenga un cargo legislativo, administrativo o judicial en un Estado distinto a Colombia, sus subdivisiones políticas o autoridades locales, o una jurisdicción extranjera, sin importar si el individuo hubiere sido nombrado o elegido. También se considera servidor público extranjero toda persona que ejerza una función pública para un Estado, sus subdivisiones políticas o autoridades locales, o en una jurisdicción extranjera, sea dentro de un organismo público, o de una empresa del Estado o una entidad cuyo poder de decisión se encuentre sometido a la voluntad del Estado, sus subdivisiones políticas o autoridades locales, o de una jurisdicción extranjera. Igualmente, se entenderá que ostenta la referida calidad cualquier funcionario o agente de una organización pública internacional.
• Soborno transnacional: Es el acto el acto en virtud del cual una persona jurídica, por medio de sus empleados, administradores, asociados, contratistas o sociedades subordinadas, da, ofrece o promete a un servidor público extranjero, de manera directa o indirecta: (i) sumas de dinero u (ii) objetos de valor pecuniario o (iii) cualquier beneficio o utilidad, a cambio de que dicho servidor público realice, omita o retarde cualquier acto relacionado con sus funciones y en relación con un negocio o transacción internacional.
• Tercero: Son todas las personas que sin tener una relación comercial o contractual con PERMODA, pueden verse perjudicadas por el incumplimiento de las políticas del PTEE, por lo que pueden hacer uso de la línea de transparencia y reportar cualquier acto sospechoso o ilícito.