Anexo Ofertas Estipulaciones Corporativas / Cláusulas Contractuales

El presente anexo hace parte integral de todas las Ofertas Mercantiles o contratos que PERMODA LTDA., en calidad de DESTINATARIO, acepte a través de la emisión de Órdenes de Compra de Bienes/Servicios, así como de todos los Contratos que PERMODA LTDA., en calidad de CONTRATANTE, suscriba para la adquisición de bienes o servicios.

Las estipulaciones o cláusulas aquí contenidas (en adelante, las «Disposiciones») regirán el negocio jurídico o contrato, consistente en la adquisición de los productos o servicios por parte de PERMODA LTDA., provenientes del OFERENTE o CONTRATISTA (en adelante, la «Contraparte»), según corresponda, así:

La Contraparte se obliga para con PERMODA LTDA., durante la vigencia del negocio jurídico que surge de la aceptación de la respectiva Oferta o de la suscripción del Contrato, y cinco (5) años más, a manejar y utilizar cualquier información escrita, gráfica, verbal o por cualquier otro medio apto para su transmisión, que le sea entregada o a la que tenga acceso, de manera confidencial, garantizando por todos los medios a su alcance que los trabajadores a su servicio y demás personas que autorice, respetarán la obligación de mantener la reserva sobre la misma. Igualmente, las partes se obligan a que la información que se suministre durante el desarrollo del negocio jurídico o contrato será manejada como confidencial y sólo podrá ser utilizada para su debida ejecución.

La Contraparte se obliga a no revelar a terceras personas la información confidencial que reciba de PERMODA LTDA. y, en consecuencia, se obliga a mantenerla de manera confidencial y privada, y a protegerla para evitar su divulgación, ejerciendo el mismo grado de control que utilizaría para proteger la información confidencial de su propiedad.

La información confidencial sólo podrá reproducirse si ello resulta necesario para cumplir la finalidad de la respectiva Oferta o del Contrato, según corresponda, y sólo se dará a conocer a aquellos empleados, asesores y/o personas que tengan necesidad de tal conocimiento. La Contraparte responderá por el cumplimiento de lo aquí dispuesto y, en todo caso, indemnizará a PERMODA LTDA. por los perjuicios que la divulgación de la información eventualmente le ocasione.

La obligación de no revelar la información confidencial y las restricciones para su utilización no existirá o cesará cuando:

1. 1. Se haya convertido en información de dominio público, sin haberse producido violación del presente acuerdo por la Contraparte.
   2. Sea divulgada por la Contraparte para cumplir con un requerimiento legal de una autoridad competente en ejercicio de sus funciones, pero en tal caso deberá informar de tal hecho a PERMODA LTDA. antes de su divulgación, de tal forma que éste tenga la oportunidad de defenderla, limitarla o protegerla, quedando en todo caso la Contraparte obligada a alegar oportuna y debidamente el secreto profesional o mercantil para prevenir su divulgación.
   3. PERMODA LTDA. convenga por escrito y previamente a su revelación, que la información queda libre de tales restricciones.
   4. La Información Confidencial seguirá siendo propiedad exclusiva de PERMODA LTDA. y será devuelta, junto con todas las copias que de ella se hubiere hecho, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la solicitud que en este sentido haga PERMODA LTDA.

Parágrafo: La entrega de Información Confidencial no concede a la Contraparte autorización, permiso o derechos de autor o de cualquier otro derecho de propiedad industrial o intelectual.

Esta disposición representa el acuerdo total entre la Contraparte y PERMODA LTDA. con respecto a la Información Confidencial. En caso de incumplimiento de esta obligación, la Contraparte responderá por todos los daños que se causen y sean probados.

2. PROPIEDAD INTELECTUAL.

La Contraparte se abstendrá de usar o explotar de cualquier forma los derechos de propiedad intelectual y los signos distintivos de PERMODA LTDA. (marcas, enseñas, lemas comerciales), patentes de invención, modelos de utilidad, diseños industriales y todos aquellos de los que tenga conocimiento por razón del negocio jurídico, contrato o por cualquier otra causa. Así mismo, se abstendrá de publicar o explotar económicamente las copias o reproducciones que le sean remitidas por PERMODA LTDA. (como textos, grabaciones, diskettes, planos, fotos, creaciones, etc.). Cualquier publicación o mención verbal relacionada con el objeto del negocio jurídico, contrato y/o resultados parciales o totales en torno al mismo, en el cual se incluya el nombre de PERMODA LTDA., deberá ser aprobada con anticipación por parte de PERMODA LTDA.

3. PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES.

Las partes son responsables de un adecuado manejo, así como de la implementación de las medidas de seguridad de datos personales y de las bases que los contienen, en cualquiera de los tratamientos que realice, esto incluye, pero sin limitarse a los mismos, la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión. Adicionalmente, son responsables del cumplimiento de todas las disposiciones y, de conformidad con lo ordenado en la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015, y demás normatividad que las aclare, adicione o modifique; asimismo responderán de las infracciones y eventuales conflictos que alcancen instancias judiciales o administrativas, en el caso de la desatención de alguno de los principios o derechos que como titular de los datos, solicite alguna de las partes; así como en el caso que destine y/o utilice los datos personales para alguna finalidad no autorizada o dé uso a los mismos de forma irregular.

Parágrafo: Las partes manifiestan que los datos que entregarán fueron obtenidos de manera legal, lícita y cuentan con la debida autorización por parte de los titulares, conforme a la Ley 1581 de 2012, y las normas que la modifiquen, adicionen o sustituyan y sus decretos reglamentarios.

Los datos que cada parte suministra a la otra serán recolectados para los fines y desarrollo del negocio jurídico que surja de la aceptación de la respectiva Oferta o de la suscripción del Contrato, según corresponda, y tienen los derechos previstos en la Ley 1581 de 2012, especialmente los de conocer, actualizar, rectificar o solicitar la supresión de su información. Por lo tanto, con la aceptación de la Oferta o la suscripción del Contrato, las Partes autorizan de manera previa, expresa e informada, para recolectar, recaudar, almacenar, procesar, compilar, tratar y actualizar sus datos personales, como también transmitirlos y/o transferirlos a las compañías vinculadas, o con terceros, que sean designados en el rol de encargados para cumplir con algunas de las finalidades para las cuales se han recolectado los datos de cada parte o sus colaboradores. Esta información es, y será utilizada en desarrollo del negocio jurídico o contrato respectivo o para las actividades de control que cada parte en su calidad de entidad regulada por la Superintendencia de Sociedades deba realizar.

4. PREVENCIÓN DE LAVADO DE ACTIVOS, FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO Y FINANCIACIÓN DE LA PROLIFERACIÓN DE ARMAS DE DESTRUCCIÓN MASIVA.

La Contraparte manifiesta, bajo la gravedad de juramento, que entiende con la emisión de su Oferta o la suscripción del Contrato, según corresponda, que los recursos que componen su patrimonio o aquellos que van a ser destinados a la concreción del presente acuerdo comercial no provienen de lavado de activos, de ningún delito fuente, ni de cualquier actividad ilícita, ni serán destinados para la financiación del terrorismo, la financiación de proliferación de armas de destrucción masiva y en general, para la comisión de hechos punibles.

Para efectos de lo anterior, la Contraparte autoriza expresamente a PERMODA LTDA., para que consulte los listados, sistemas de información y bases de datos a los que haya lugar, y si durante el plazo de vigencia del negocio jurídico o contrato la Contraparte, algunos de sus administradores, socios, personas naturales o jurídicas que la integran o en general alguna de sus contrapartes, llegaren a resultar vinculados en una investigación de cualquier tipo (penal, administrativa, entre otras) relacionada con actividades ilícitas, lavado de dinero, financiamiento del terrorismo o contrabando, o fuesen incluidos en las listas vinculantes tales como la designación de terroristas de las Naciones Unidas, designación de organizaciones terroristas de la Unión Europea, de personas designadas como terroristas de la Unión Europea y la de organizaciones terroristas por los Estados Unidos, o restrictivas como las de OFAC, INTERPOL u otras, PERMODA LTDA. tiene el derecho de terminar unilateralmente y de manera anticipada el negocio jurídico o contrato, sin que por este hecho esté obligado a indemnizar por ningún tipo de perjuicio a la Contraparte, como también, podrá adelantar las acciones legales que correspondan, orientadas a obtener el resarcimiento por los perjuicios que pudiesen derivarse como consecuencia del incumplimiento de esta obligación.

La Contraparte se obliga a realizar todas las actividades tendientes a asegurar que todos sus socios, administradores, clientes, proveedores, empleados y demás contrapartes, y los recursos de estos, no se encuentren relacionados, provengan o vayan a ser destinados para facilitar la comisión o para el financiamiento de actividades ilícitas, particularmente, el lavado de activos, la financiación del terrorismo, y el financiamiento de la proliferación de armas de destrucción masiva, el contrabando, actos de corrupción o cualquier otro delito que se califique como fuente de lavado de activos.

Parágrafo — Actualización de Información y otras disposiciones: La Contraparte se obliga a suministrar por lo menos una vez al año, la información requerida por PERMODA LTDA., para la actualización de la documentación de sus contrapartes, tal y como le obliga la normatividad; así mismo, se obliga a dar cumplimiento a las disposiciones internas de la compañía, con base en las normas relativas al Sistema de Autocontrol y Gestión Integral del Riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo y el Financiamiento de la Proliferación de Armas de Destrucción Masiva (SAGRILAFT) exigidas por la Superintendencia de Sociedades.

5. COMPROMISO CON EL PROGRAMA DE TRANSPARENCIA Y ÉTICA EMPRESARIAL.

La Contraparte garantiza que toda su actividad será desarrollada dentro del marco jurídico, el profesionalismo, la ética, y se obliga a no dar, ofrecer o prometer, directa o indirectamente, sumas de dinero u otra ventaja económico-monetaria o con valor económico, o de incentivos personales, o cualquier beneficio o utilidad a cambio de que un servidor público, nacional o extranjero:

1. Realice, omita o retarde cualquier acto relacionado con sus funciones y en relación con un negocio o transacción nacional o internacional.
2. Garantice o asegure negocios o ventas a las entidades públicas o reciba el pago de las deudas generadas por tales ventas.
3. Influya sobre cualquier acto o decisión de dicho funcionario.
4. Garantice cualquier ventaja indebida.

6. PROHIBICIÓN DE PRÁCTICAS CORRUPTAS.

Asimismo, la Contraparte se obliga a no realizar ninguna práctica corrupta acogiendo los lineamientos y disposiciones que, en esta materia PERMODA LTDA. haya establecido en el Programa de Transparencia y Ética Empresarial, que incluye el Código de Ética y las Políticas descritas en el manual, que dan alcance a la prevención del soborno transnacional y en general a actos de corrupción; por lo tanto, confirma que ha entendido claramente dichas disposiciones. Considerando todo lo anterior, la Contraparte libera a PERMODA LTDA. de toda responsabilidad derivada de cualquier incumplimiento de la ley y demás normas complementarias, referente a los delitos de corrupción y soborno transnacional.

7. DECLARACIÓN SOBRE PAGOS ILÍCITOS.

Igualmente, la Contraparte declara que no tiene conocimiento que otras personas realicen directa o indirectamente pagos, regalos o gastos de entretenimiento, con el fin de obtener un beneficio ilícito propio o a nombre de PERMODA LTDA., como contraprestación, a ningún cliente, oficial o funcionario de gobierno, directores o empleados de PERMODA LTDA., o cualquier otra parte, de una manera contraria a las leyes aplicables, incluyendo, pero sin limitarse a las disposiciones incluidas en el Estatuto Anticorrupción, la Ley 2195 de 2022 y demás normas que la modifiquen o complementen, donde se establece la responsabilidad de las personas jurídicas por actos de corrupción y de soborno transnacional.

8. TERMINACIÓN POR ACTOS DE CORRUPCIÓN.

PERMODA LTDA. tendrá la facultad de declarar de forma autónoma la terminación unilateral y anticipada del negocio jurídico o contrato, cuando a la Contraparte, sus empleados, representantes, asesores o cualquier otra persona que actúe en su nombre, se le haya demostrado la ocurrencia de hechos de soborno transnacional o cualquier otro acto de corrupción en la obtención, celebración o ejecución de este negocio jurídico, y por ello, le será impuesta una penalidad económica de acuerdo con el perjuicio generado.

La terminación anticipada y unilateral del negocio jurídico o contrato no dará lugar a indemnización alguna por parte de PERMODA LTDA. a favor de la Contraparte.

Parágrafo: La Contraparte se obliga a suministrar la información requerida por PERMODA LTDA. para adelantar procedimientos de Debida Diligencia, dirigidos a identificar y evaluar los riesgos de Corrupción y Soborno Transnacional que puedan afectar a la compañía en la obtención, celebración o ejecución de este negocio jurídico o contrato.

9. Responsabilidad por daños.

La Contraparte será responsable frente a PERMODA LTDA. por todos los daños que ella o sus dependientes causen en desarrollo del negocio jurídico que se perfecciona con la aceptación de la presente Oferta o la suscripción del Contrato, según corresponda.

También responderá por:

1. La pérdida, sustracción y/o daños a bienes de propiedad de PERMODA LTDA. y/o de terceros que sean imputables a la Contraparte o sus dependientes.
2. Por los daños y lesiones corporales o muerte, causados a: (i) el personal de la Contraparte, (ii) al personal de PERMODA LTDA., o (iii) a terceros; como consecuencia directa o indirecta de la ejecución del negocio jurídico o contrato respectivo, siempre y cuando éstos puedan ser imputables a la actividad de la Contraparte o de sus dependientes y no provengan de fuerza mayor, caso fortuito o culpa de la víctima.

La Contraparte acepta que responderá de manera exclusiva por el pago de todos los daños y/o perjuicios que cause a PERMODA LTDA. y/o a terceros durante la vigencia y ejecución del negocio jurídico o contrato. Igualmente, la Contraparte será responsable frente a PERMODA LTDA. por todos los perjuicios que le causare como consecuencia del incumplimiento de sus obligaciones tributarias o parafiscales.

La Contraparte será responsable de cualquier daño que llegasen a sufrir los elementos puestos a su disposición por PERMODA LTDA. o los bienes sobre los cuales se estén prestando los servicios y/o ejecutando las obras, como consecuencia de su negligencia, del uso no adecuado o no autorizado que de ellos haga el personal de la Contraparte, o de cualquier hecho imputable a la Contraparte o a sus dependientes. En caso de la ocurrencia de daños, la Contraparte deberá asumir el costo de las reparaciones respectivas incluyendo el valor de los repuestos que sean necesarios, o reemplazará los equipos o bienes cuando a ello haya lugar, o pagará el valor de reposición de los mismos, a opción de PERMODA LTDA., dentro de los diez (10) días siguientes a que reciba notificación escrita de tal hecho por parte de PERMODA LTDA. En caso de mora en el pago de los valores antes mencionados, PERMODA LTDA. podrá, a su elección, adquirir los bienes a cargo de la Contraparte o cobrar intereses de mora a la tasa máxima permitida por la Superintendencia Financiera de Colombia sobre el valor de la reparación o reposición de los bienes que se haya informado en la notificación escrita. El valor a que haya lugar por el resarcimiento de daños o pérdidas será descontado por PERMODA LTDA. de las sumas que adeude a la Contraparte.

10. FUERZA MAYOR O CASO FORTUITO. 

Ninguna de las partes tendrá responsabilidad alguna por el incumplimiento de las obligaciones que asume, cuando tal incumplimiento, total o parcial, se produzca por causas o circunstancias que, de acuerdo con la ley, constituyan fuerza mayor o caso fortuito (entendidos estos en los términos del artículo 64 del Código Civil). En caso de incumplimiento de obligaciones emanadas del negocio jurídico o contrato por caso fortuito o fuerza mayor, sólo se admitirá el incumplimiento que sea proporcional al hecho generador del mismo. La Contraparte se obliga a responder por el (los) incumplimiento(s) que no tenga(n) una relación directa y proporcional con los hechos alegados por ella para exonerar su responsabilidad, los cuales podrán ser objeto de la imposición de multas por parte de PERMODA LTDA.

11. INTEGRIDAD DEL CONTRATO Y NULIDAD PARCIAL. 

En caso de aceptación de la Oferta o suscripción del Contrato, según corresponda, sus términos y condiciones regularán íntegramente las relaciones entre las Partes y, por lo tanto, quedarán sin valor y efecto cualquier otro entendimiento, escrito o verbal, entre las mismas sobre el objeto de la Oferta o del Contrato.

12. GASTOS EN IMPUESTOS.

Los tributos del orden Nacional, Distrital y Municipal que se causen con ocasión del negocio jurídico o contrato estarán a cargo de quien, conforme las leyes, ordenanzas departamentales y acuerdos municipales colombianos vigentes, sea considerado como sujeto pasivo de la respectiva obligación. El estricto cumplimiento de los deberes formales asociados a los tributos que se originen por la celebración del presente negocio jurídico o contrato, y la práctica de retenciones que resulten aplicables, será de responsabilidad de la parte que resulte obligada conforme se prevea en las leyes, ordenanzas departamentales y acuerdos municipales colombianos vigentes.

13. MÉRITO EJECUTIVO. 

El presente negocio jurídico o contrato presta mérito ejecutivo para solicitar el cumplimiento de las obligaciones a que están sujetas las partes.

14. DERECHO DE AUDITORÍA. 

PERMODA LTDA. se reserva el derecho de efectuar auditorías en cualquier tiempo sin que se requiera previo aviso a la Contraparte, a efectos de verificar que se esté cumpliendo con la totalidad de obligaciones a las que la Contraparte se encuentra sometida.

15. ACTIVIDADES U OBRAS ADICIONALES (NO PREVISTAS).

PERMODA LTDA. no hará reconocimiento de actividades, bienes u obras adicionales no previstas e incorporadas al presente negocio jurídico o contrato, a través del otrosí respectivo. Cualquier actividad no prevista en el negocio jurídico o contrato, que se ejecute sin la previa, expresa y escrita autorización de PERMODA LTDA. a través del documento de incorporación al presente negocio jurídico o contrato, no será pagada y correrá por cuenta y riesgo de la Contraparte.

En caso de que se ejecuten actividades adicionales en contravía de lo estipulado en el párrafo anterior, PERMODA LTDA. podrá eventualmente reconocer los valores de las actividades u obras adicionales, y el valor de estas será el que determine PERMODA LTDA. de manera unilateral, según los precios del mercado del bien, servicios u obra de igual, equivalente, semejante o similar naturaleza.

Parágrafo: En cualquier caso, las actividades adicionales deben tener un plazo específico para su realización, el cual debe ser aprobado por PERMODA LTDA., deberán contar con las mismas calidades y garantías para las actividades previstas y les serán aplicables las mismas condiciones y obligaciones establecidas en el presente negocio jurídico o contrato.

16. OTRAS OBLIGACIONES DEL OFERENTE.

La Contraparte se obliga, además de lo establecido en su Oferta o en el Contrato, según corresponda, a lo siguiente:

1. Informar a PERMODA LTDA. la ocurrencia de situaciones que impliquen modificaciones del estado de los riesgos existentes al momento de proponer o que se ejecute el negocio jurídico respectivo, como sería el caso de la existencia de investigaciones, medidas de aseguramiento o condenas proferidas en Colombia o en el extranjero.
2. Cumplir con los requisitos establecidos en el formato con código PER-GH.FR209, diligenciar el mismo y aportar los documentos allí establecidos, según la actividad a desarrollar para el cumplimiento de lo ofertado y aceptado por PERMODA LTDA. o pactado en el Contrato, según corresponda.
3. El formato antes mencionado, debidamente diligenciado y con la documentación aplicable, deberá ser entregado por la Contraparte al área de compras de PERMODA LTDA., al menos con ocho (8) días hábiles de anticipación al inicio de las actividades propias del negocio jurídico, para que se otorgue la autorización de ingreso a las instalaciones de PERMODA LTDA. e inicio de las actividades respectivas, con mínimo cinco (5) días hábiles de anticipación.
4. Los equipos o las estaciones de trabajo que la Contraparte ingrese a las instalaciones de PERMODA LTDA. deberán contar con todo el software licenciado (sistema operativo, software de oficinas e inclusive juegos en caso de incluirlos). PERMODA LTDA. se reserva el derecho de impedir el ingreso a sus instalaciones de equipos o estaciones de trabajo que no tengan software licenciado, sin que por ello la Contraparte pueda incumplir las demás obligaciones a su cargo. Lo anterior también dará lugar a que PERMODA LTDA. ejecute las penalidades establecidas en el presente documento y a terminar el negocio jurídico de manera inmediata, sin indemnización alguna a favor de la Contraparte. De igual forma, la Contraparte se obliga a resarcir a PERMODA LTDA. de cualquier responsabilidad, daño o perjuicio, por causa de reclamos, investigaciones o demandas que surjan del uso de equipos sin licencia.
5. La Contraparte deberá proceder con el borrado seguro de los datos existentes en los medios de almacenamiento, cuando finalice el negocio jurídico, cuando lo solicite PERMODA LTDA. o cuando el proveedor de servicios en la nube elimine y/o reemplace dichos medios.
6. La Contraparte deberá gestionar las vulnerabilidades de aquellas plataformas que soporten activos de información de PERMODA LTDA. y que estén expuestas en el ciberespacio. En caso de no contar con un sistema de gestión de dichas vulnerabilidades, la Contraparte autoriza a PERMODA LTDA., con la emisión de su Oferta o la suscripción del Contrato, según corresponda, para realizar el monitoreo de las direcciones IP o de los sitios expuestos.
7. La Contraparte deberá adoptar políticas, procedimientos y mecanismos para evitar la fuga de datos e información y para identificar y analizar los incidentes de ciberseguridad que se presenten. PERMODA LTDA. podrá solicitar a la Contraparte información sobre dichas políticas y procedimientos en cualquier momento.
8. La Contraparte declara su compromiso por el respeto de los derechos humanos tanto en su lugar de trabajo como en su esfera de influencia a través del cumplimiento de principios como la prohibición de trabajo forzoso o realizado bajo coacción, abolición del trabajo infantil, discriminación en cualquiera de sus formas, libertad de asociación y ambiente de trabajo seguro. Por lo tanto, garantiza que en el desarrollo de su actividad y específicamente en la ejecución de las obligaciones a su cargo en el negocio jurídico respectivo, no practica ni promueve ningún tipo de comportamiento que pueda dar lugar a la violación de estos derechos y/o principios en materia de derechos humanos, estándares laborales, medio ambiente y anticorrupción.
9. En el evento que la Contraparte sea una persona jurídica y esta sea objeto de fusión, escisión o cambio de control, PERMODA LTDA. está facultada a conocer las condiciones de esa operación. En consecuencia, la Contraparte se obliga a informar oportunamente a PERMODA LTDA. de esta, quien podrá solicitar la información necesaria para las validaciones y actualizaciones necesarias.
10. La Contraparte deberá cumplir con todas las normas y leyes colombianas sobre el medio ambiente que se encuentren vigentes durante el término del negocio jurídico y deberá en todo momento minimizar el impacto ambiental de cualquier actividad realizada por ella en el desarrollo de este, de conformidad con las normas aplicables. La Contraparte conoce y acepta que las autoridades competentes que tengan jurisdicción sobre el área donde realizará las actividades, podrán disponer la suspensión de las actividades objeto del negocio jurídico hasta que la Contraparte cumpla con dichas normas y leyes ambientales o subsane los efectos causados por el incumplimiento de dichas normas y leyes, motivo por el cual asumirá las consecuencias que se deriven frente al negocio jurídico cuando la suspensión de las actividades le sean imputables. Adicionalmente, la Contraparte deberá cumplir con las siguientes obligaciones, según aplique al tipo de negocio jurídico:
11. Realizar la disposición adecuada de los residuos de construcción y demolición que generen las actividades en el cumplimiento del objeto del negocio jurídico, así como por las responsabilidades y costos del retiro y disposición final de los materiales procedentes de la ejecución de la actividad ofertada y aceptada o contratada, y además, la Contraparte deberá entregar a PERMODA LTDA. el certificado de disposición final y/o aprovechamiento de todos los residuos generados durante la obra.
12. Dar cumplimiento a lo establecido respecto a la contaminación sonora generada por el ruido inherente a la ejecución de las actividades de las obras, en cuanto a los niveles de ruido permitidos tanto para la zona, como para el interior de la edificación, teniendo especial cuidado en la planeación de trabajos en horas de la noche y fines de semana.

Para efectos de la correcta interpretación y aplicación del presente Anexo, se establecen las siguientes equivalencias según el instrumento jurídico al que se vincule: